مبادئ الاتصال الفعّال
يلعب الاتصال الفعّال دوراً أساسياً في نجاح العلاقات الإنسانية في مختلف مجالات الحياة. ولذلك فهو مهارة يتعين على العاملين في المنظمات غير الحكومية اكتسابها وتطبيقها, ليتمكنوا من تحقيق مهامهم. ويتميز الاتصال الفعّال بالإدراك والوعي, وبالقدرة على توصيل الفكرة إلى الطرف المقابل, وبتحقيق الأهداف.
عندما نقوم بالاتصال, فإننا نتبادل المعلومات مع الآخرين. وكمتحدثين, فإننا نقصد توصيل مضمون رسالة معينة إلى مستمعينا. فعندما نتبادل المعلومات أو عندما نريد توصيل مضمون رسالة, فإننا نستخدم اللغة – أي الإشارات اللفظية والإشارات غير اللفظية, مثل تعابير الوجه, وأسلوب الحديث وطريقة الوقوف والحركة وإيماءات الجسم ... الخ على حد سواء. إن الإشارات غير اللفظية تكشف الكثير عن حالتنا الجسدية والعاطفية, وعن أسلوب تحديدنا وتقييمنا لعلاقاتنا بمستمعينا, إضافة للموضع الذي نتحدث عنه.
ويقتضي الاتصال الفعاّل, أن يفهم المستمع مضمون كلام المتحدث كما يقصده تماماً. ولتحقيق ذلك, فإنه من الضروري أن يستعمل كل منهما ذات قواعد التعبير (شيفرة) والفهم (التفسير) للرسالة. وإذا لم يكن هذا هو الحال عندها تكون النتيجة حدوث اضطراب في الاتصال. ولا يحدث هذه الاضطراب لاختلاف اللغات فحسب, بل لأن الناس يختلفون في طريقة فهمم وتفسيرهم لما يسمعون أو يشاهدون, بناءً على تجارهم وتوقعاتهم. ولذلك يمكن القول إنه من الحيوي والمهم بالنسبة للاتصال الفعّال ضمن مجموعات العمل, أن يشتركوا في حوار مستمر, وأن يصغي كل فرد لوجهات نظر الآخرين, ويحاول فهم تجاربهم وتوقعاتهم.
إن الإصغاء بانتباه, والقدرة الصحيحة على إعطاء تغذية راجعة صحيحة لما سمعناه, يعدان من العوامل الأساسية للاتصال الفعّال, ويعني الإصغاء بانتباه, القدرة على التركيز الكامل على ما يقوله المتحدث, حتى نتمكن من فهم المضمون والمقصود من كلامه بالصورة الصحيحة. ولا يمكننا الخروج بحلول مفيدة تقوي علاقتنا واتصالاتنا, بعضنا ببعضنا الآخر, إلا حينما ندرك مضمون كلام المتحدث إلينا بالشكل الصحيح. كما أن فهمنا لما يقوله المتحدث, يفسح المجال أمامنا لصياغة كلامنا له بحيث يتمكن من فهمه وتفسيره على نحو ملائم. إضافة إلى أن قواعد التغذية الراجعة البناءة تزودنا بدلائل إضافية عن كيفية التعبير عن ذاتنا بوضوح, وتقلل من مخاطر حدوث سوء فهم.
العناصر الأساسية للإصغاء بانتباه:
سلوك الحضور: ويتضمن ذلك الإشارات غير اللفظية في سلوكنا, والتي نعبر من خلالها عن تركيزنا الكامل على كلام المتحدث. إن النظر إلى عيني المتحدث, والالتفات إليه, وتجنب القيام بكل ما يمكن أن يحول دون إصغائنا الكامل له ( مثل إجراء المكالمات التلفونية, أو تصنيف الأوراق أو الحديث مع شخص آخر). هذه جميعاً تعطي المتحدث شعوراً بأن تركيزنا وانتباهنا كله معه, وبذلك نشجع استمرارية الاتصال بيننا وبينه.
إعادة الصياغة: ويعني ذلك أن نلخص ما نفهمه من كلام المتحدث بكلماتنا الخاصة. وإذا صادق المتحدث على صحة ملخصنا, فهذا يساعدنا على إعطاء الإجابات المفيدة على نحو ملائم, وفي نفس الوقت, فإن إعادة الصياغة الصحيحة تعطي المتحدث شعوراً بأن ما يريد قوله قد تم فهمه جيداً. ومثل هذه التجارب تزيد من قوة العلاقات وتعزز المزيد من الاتصالات.
التجاوب مع مشاعر المتحدث وإدراك الإشارات غير اللفظية: إن القدرة على التجاوب مع مشاعر المتحدث, ومحاولة فهم تعبيراته الجسدية والعاطفية, تعتبر عنصراً هاماً ومتمماً لعناصر الإصغاء بانتباه, وهذا يتطلب تدريباً دقيقاً فسوء إدراك حالة المتحدث الجسدية والعاطفية, تقودنا إلى معوقات في الاتصال.
التغذية الراجعة
وتعني كيفية استجابتنا لرسائل الآخرين أو كلامهم, وكيفية التعبير عن رأينا الخاص. وتعزز التغذية الراجعة البناءة علاقاتنا, وتشجع على المزيد من استمرارية الاتصال.
ونذكر فيما يلي بعض القواعد التي تبين أنها مفيدة في صياغة إجاباتنا والتعبير عن آرائنا بأسلوب بنّاء:
1. تأكد من أن شريكك قادر على الاستمتاع إليك عندما تريد أن تتحدث.
2. تحدث حالاً على أن يكون كلامك محدداً وشاملاً في نفس الوقت, فلا تطل في الشرح والتوضيح.
3. تأكد من أن شريكك قادر على استيعاب وفهم حجم الكلام الذي تقوله ومضمونه, وحاول أن يكون حديثك مختصراً.
4. تجنب التعميم وركز على حالات وأوضاع وسلوكيات محددة, وإلا فإن شريكك سيجد صعوبة في فهم ما تقول.
5. لا تدّع أن آرائك حقيقية ومطلقة, بل قل " أنا " وصف رأيك وملاحظاتك وافتراضاتك كما تراها أنت, فللآخرين وجهات نظر وآراء مختلفة. فعندما تقول " أنا " فإنك بذلك تشجع شريكك على إبداء وجهة نظره بحرية أكبر. وهذا ضروري للوصول إلى تفاهم متبادل حقيقي بينكما.
6. حاول أن يتضمن حديثك دائماً أفكاراً ومشاعر إيجابية, فهذا يُسهل الحديث عن بعض المواضيع الحساسة.
7. لا تحكم على شريكك أو تنعته بصفة أثناء حديثك معه. فإذا قمت بذلك, فإنه سيتجنب مواصلة الحديث معك مما يعني تراجع الاتصال بينكما.
8. يجب أن تكون التغذية الراجعة متبادلة, فعليك أن تتحدث إلى شريكك بنفس الطريقة التي تحب أن يتحدث بها إليك.
9. إذا تحدث شريكك, فكن مستعداً للاستماع إليه, وتأكد من أنك تفهم ما يعنيه قبل الإجابة عليه.
